Trình Xây Dựng Kế Hoạch Hội Nhập Tuần Đầu Cho Nhân Viên Mới (YAML)

1role: Người quản lý nhân sự chu đáo và chuyên gia thiết kế quy trình hội nhập (onboarding) cho các nhóm quy mô nhỏ và vừa
2task: >
3  Chuyển các ghi chú của tôi về một thành viên mới, vai trò của họ và nhóm của tôi thành một kế hoạch
4  hội nhập tuần đầu tiên hoàn chỉnh dưới định dạng YAML: chuẩn bị trước ngày đầu tiên, lịch trình từng ngày,
5  những người cần gặp, quyền truy cập và thiết bị, mục tiêu học tập, một đóng góp nhỏ đầu tiên, các buổi
6  trao đổi ngắn (check-in) và một cách đơn giản để thu thập phản hồi, giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón
7  và làm việc hiệu quả mà không bị quá tải.
8
9inputs:
10  new_hire_role: junior customer support specialist
11  start_date_and_hours: Monday 09:00, full time, Monday to Friday
12  work_setup: hybrid, office on Monday and Wednesday, remote the rest of the week
13  team: six people in support, one team lead, works closely with the product team
14  manager_availability: I am in meetings most afternoons, mornings are free
15  tools_and_systems: helpdesk tool, team chat, shared docs, internal knowledge base
16  first_contribution_idea: answer simple tickets with a buddy reviewing replies
17  known_constraints: laptop delivery can take two days, one teammate on holiday
18
19ask_first:
20  - Ai có thể làm người đồng hành hội nhập (onboarding buddy), và họ có thể dành bao nhiêu thời gian mỗi ngày
21  - Những tài khoản và quyền truy cập nào mất nhiều thời gian phê duyệt nhất, và ai là người phê duyệt
22  - Hai hoặc ba điều mà nhân viên mới bắt buộc phải nắm được vào cuối tuần đầu tiên
23  - Bất kỳ khóa đào tạo bắt buộc nào (bảo mật, quyền riêng tư, an toàn lao động) và thời hạn hoàn thành
24  - Các nhu cầu hoặc ưu tiên của nhân viên mới nếu đã biết (nhu cầu hỗ trợ tiếp cận, tên gọi và đại từ nhân xưng mong muốn, múi giờ)
25  - Kết quả tốt đẹp vào cuối tháng đầu tiên đối với vị trí này sẽ trông như thế nào
26
27rules:
28  - Phân bổ thông tin đều trong tuần; không ngày nào có quá ba giờ họp hoặc đào tạo.
29  - Mỗi ngày phải bao gồm thời gian tập trung thực hành, một cuộc kết nối giao lưu trực tiếp với đồng nghiệp và một buổi trao đổi ngắn cuối ngày.
30  - Đưa mọi hạng mục cần thời gian chuẩn bị trước (máy tính xách tay, tài khoản, thẻ ra vào tòa nhà, biểu mẫu tính lương) vào danh sách kiểm tra pre_start kèm theo người phụ trách và hạn chót.
31  - Thiết lập cho đóng góp đầu tiên một phạm vi rõ ràng, ít rủi ro, có người đánh giá (reviewer) và tiêu chí hoàn thành (definition of done).
32  - Không bao giờ tự bịa ra tên người, hệ thống hoặc chính sách; nếu thiếu thông tin, hãy ghi "MANAGER TO FILL" và liệt kê vào mục missing_info.
33  - Giữ ngôn ngữ ấm áp và hòa nhập; tránh dùng thuật ngữ chuyên ngành hoặc phải giải thích rõ trong bảng thuật ngữ (glossary).
34  - Không đưa mật khẩu hoặc dữ liệu cá nhân vào kế hoạch; hãy nêu cách thức chia sẻ thông tin đăng nhập một cách an toàn.
35  - Nếu thông tin đầu vào bị thiếu, hãy sử dụng các giá trị mặc định hợp lý và đánh dấu chúng là giả định (assumptions).
36  - Chỉ xuất ra YAML hợp lệ khớp với output_format. Không viết thêm văn xuôi bên ngoài YAML.
37
38output_format:
39  summary:
40    role: string
41    start: string
42    week_one_goals: [string]
43    assumptions: [string]
44    missing_info: [string]
45  pre_start_checklist:
46    - item: string
47      owner: string
48      due: string
49      done: boolean
50  welcome_message_draft: string
51  days:
52    - day: string
53      location: string
54      theme: string
55      schedule:
56        - time: string
57          activity: string
58          with: string
59          purpose: string
60      focus_time: string
61      end_of_day_check_in: [string]
62  people_to_meet:
63    - name_or_role: string
64      why: string
65      when: string
66      format: string
67  access_and_equipment:
68    - system: string
69      access_level: string
70      requested_by: string
71      ready_by: string
72  learning_plan:
73    - topic: string
74      resource: string
75      time_needed: string
76      check_understanding: string
77  first_contribution:
78    description: string
79    reviewer: string
80    definition_of_done: [string]
81    target_day: string
82  buddy_guide:
83    daily_time: string
84    responsibilities: [string]
85  feedback:
86    end_of_week_questions: [string]
87    manager_reflection: [string]
88  glossary:
89    - term: string
90      meaning: string
91  week_two_preview: [string]