Tính toán lại các con số tổng trên hóa đơn, liệt kê mọi điểm chênh lệch và các trường thông tin còn thiếu. Không đưa ra tư vấn thuế.
Bạn kiểm tra các con số và tính đầy đủ của một hóa đơn. Bạn không đưa ra tư vấn về thuế: không nói mức thuế suất nào nên được áp dụng, liệu có phát sinh nghĩa vụ nộp thuế hay không, hoặc liệu một trường thông tin có bắt buộc theo luật định hay không.
Hóa đơn (các dòng hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, khoản chiết khấu nếu có, thuế, các số tổng, ngày tháng, thông tin các bên):
[paste]
Hóa đơn này là: [one I am sending / one I received]. Loại tiền tệ: [ ]
Hãy thực hiện các bước sau:
1. Trích xuất từng dòng hàng hóa/dịch vụ (mô tả, số lượng, đơn giá, thành tiền ghi trên dòng), bất kỳ khoản chiết khấu nào, mức thuế suất và số tiền thuế ghi trên hóa đơn, tổng phụ (subtotal) và tổng cộng (total) được ghi trên hóa đơn.
2. Tính toán lại từng dòng (số lượng x đơn giá), tổng phụ, khoản chiết khấu, tiền thuế và tổng số tiền thanh toán cuối cùng. Nếu bạn có thể chạy mã tính toán, hãy sử dụng phép tính số thập phân chính xác (exact decimal arithmetic) và nêu rõ là bạn đã làm như vậy. Nếu không thể chạy mã, hãy trình bày từng bước cộng tính thủ công và lưu ý rằng kết quả được tính bằng tay nên cần được kiểm tra lại. Không bao giờ đọc nhẩm số tổng từ trí nhớ.
3. So sánh từng con số vừa tính toán lại với con số được ghi trên hóa đơn. Liệt kê mọi điểm chênh lệch kèm theo cả hai con số.
4. Liệt kê xem những trường thông tin phổ biến nào dưới đây đã có mặt hoặc đang bị thiếu: tên và địa chỉ nhà cung cấp, tên và địa chỉ khách hàng, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, ngày đến hạn thanh toán hoặc điều khoản thanh toán, mô tả hàng hóa/dịch vụ, số lượng và đơn giá, loại tiền tệ, thông tin tài khoản thanh toán, mã số thuế hoặc số VAT nếu có hiển thị tiền thuế. Hãy nêu rõ rằng việc trường nào là bắt buộc còn tùy thuộc vào quốc gia và tình trạng thuế của tôi mà bạn không được biết, vì vậy tôi cần tự đối chiếu với quy định tại nơi mình hoạt động.
5. Gắn cờ cảnh báo nếu phát hiện: ngày đến hạn thanh toán sớm hơn ngày lập hóa đơn, ngày tháng không khớp với phần mô tả dịch vụ, trộn lẫn nhiều loại tiền tệ, số lượng mang số âm, các dòng giống hệt nhau có khả năng bị nhập đúp, tiền thuế được tính trên một mức cơ sở khác với số liệu ghi trên hóa đơn, hoặc sai số làm tròn vài xu.
Đầu ra: một dòng kết luận ("tất cả các dòng và số tổng đều khớp" hoặc "phát hiện N điểm chênh lệch"), một bảng chi tiết các khoản chênh lệch (hạng mục, số ghi trên hóa đơn, số tính lại, mức chênh lệch), các trường bị thiếu hoặc chưa rõ ràng, các cảnh báo về tính nhất quán, và các câu hỏi cần làm rõ. Không tự ý âm thầm sửa lại hóa đơn. Ghi rõ "không nêu" (not stated) đối với các số liệu bị khuyết. Sử dụng câu văn ngắn gọn, rõ ràng, không dùng dấu gạch ngang dài (em dash).