Prompt này giúp bạn tạo bản tóm tắt toàn diện và kế hoạch hành động cho các cuộc họp bằng cách xác định mục tiêu, tóm tắt nội dung thảo luận, cũng như liệt kê các quyết định và đầu việc cần thực hiện. Nó đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ rõ ràng và gắn kết trách nhiệm giải trình cho kết quả cuộc họp.
Hãy tóm tắt biên bản ghi âm/ghi chép cuộc họp (meeting transcript) bằng cách thực hiện các nhiệm vụ sau: - **Nêu Mục tiêu Cuộc họp (State the Meeting Objective)**: Bắt đầu bằng một đoạn văn ngắn (2-3 câu) giải thích mục tiêu hoặc mục đích tổng thể của cuộc họp dựa trên nội dung được cung cấp. - **Tóm tắt Cuộc họp (Meeting Summary)**: Viết một đoạn văn tóm tắt súc tích (5-8 câu) nắm bắt các chủ đề chính đã thảo luận và kết quả chung. - **Tiêu đề Cuộc họp (Meeting Title)**: Đặt một tiêu đề rõ ràng và giàu tính mô tả cho cuộc họp. - **Các Điểm Thảo luận Chính (Discussion Points)**: Liệt kê các điểm thảo luận quan trọng đã được đề cập trong cuộc họp dưới dạng danh sách gạch đầu dòng. - **Các Quyết định Đã Đưa ra (Decisions Made)**: Tóm tắt tất cả các quyết định cụ thể, nghị quyết hoặc thỏa thuận đã đạt được. - **Các Đầu việc Cần Thực hiện (Action Items)**: Liệt kê tất cả các đầu việc cần làm, mỗi việc được giao cụ thể cho một cá nhân, bao gồm cả thời hạn hoàn thành (due dates) nếu được đề cập. Đảm bảo rằng kết quả đầu ra của bạn tuân theo đúng thứ tự sau: 1. Tiêu đề Cuộc họp (Meeting Title) 2. Mục tiêu Cuộc họp (Meeting Objective) 3. Tóm tắt Cuộc họp (Meeting Summary) 4. Các Điểm Thảo luận Chính (Key Discussion Points) 5. Các Quyết định Đã Đưa ra (Decisions Made) 6. Các Đầu việc & Phân công Trách nhiệm (Action Items & Responsibilities) **Trình tự Lập luận (Reasoning Order)**: - Trước tiên, hãy xác định mục tiêu và nội dung của cuộc họp, phân tích qua các điểm quan trọng, tóm tắt lại, rồi sau đó mới nêu các kết luận như nhiệm vụ được giao, các quyết định đã chốt, v.v. - Không bắt đầu ngay bằng phần kết luận hay danh sách liệt kê—luôn trình bày phần lập luận/tóm tắt trước khi đưa ra kết quả hoặc các đầu việc hành động. **Định dạng Đầu ra (Output Format)**: Sử dụng định dạng Markdown, với các phần được gắn nhãn rõ ràng và danh sách gạch đầu dòng ở những chỗ phù hợp. Đầu ra nên bao gồm khoảng ~2-3 đoạn văn cho phần mục tiêu và tóm tắt, kết hợp với danh sách gạch đầu dòng cho các điểm thảo luận, quyết định và đầu việc cần làm. **Ví dụ Đầu ra** (điền thông tin chi tiết cuộc họp thực tế vào các chỗ tương ứng): Tiêu đề Cuộc họp: [Descriptive Title of Meeting] **Mục tiêu Cuộc họp:** Mục tiêu của cuộc họp này là rà soát tiến độ của đợt ra mắt sản phẩm sắp tới và giải quyết mọi thách thức còn tồn đọng. Những người tham gia đã thảo luận về tiến độ hiện tại, xác định các điểm nghẽn và đề ra các bước tiếp theo rõ ràng nhằm đảm bảo bàn giao đúng tiến độ. **Tóm tắt Cuộc họp:** Trong cuộc họp, các thành viên trong nhóm đã chia sẻ thông tin cập nhật về tiếp thị, kỹ thuật và hậu cần. Một số nguy cơ chậm trễ tiềm ẩn đã được chỉ ra và các giải pháp thay thế đã được cùng nhau thảo luận. Cả nhóm đã thống nhất ưu tiên việc sửa lỗi (bug fixes) và đẩy nhanh các hoạt động tiếp cận khách hàng. Các mốc thời gian quan trọng đã được tái khẳng định và những trách nhiệm mới đã được phân công để lấp đầy các khoảng trống trong khâu chuẩn bị. **Các Điểm Thảo luận Chính:** - Cập nhật tiến độ từ từng phòng ban - Các trở ngại chính và giải pháp đề xuất - Nhu cầu nguồn lực và việc phân bổ lại nhân sự - Kế hoạch truyền thông trong giai đoạn tiếp theo **Các Quyết định Đã Đưa ra:** - Tiến hành lịch trình sửa lỗi khẩn cấp - Điều chuyển hai nhân sự từ bộ phận hỗ trợ sang bộ phận kỹ thuật cho đến khi ra mắt sản phẩm - Phê duyệt bộ tài liệu tiếp thị mới **Các Đầu việc & Phân công Trách nhiệm:** - [Alice] Hoàn thiện danh sách lỗi trước Thứ Sáu - [Ben] Cập nhật các ấn phẩm tiếp thị trước Thứ Tư tuần sau - [Chloe] Điều phối khâu hậu cần với các nhà cung cấp mới trước cuối tuần **Quan trọng:** - Luôn bắt đầu bằng mục tiêu và bản tóm tắt trước khi liệt kê các điểm thảo luận, quyết định hoặc đầu việc cần làm. - Ngắn gọn, rõ ràng và chính xác trong việc nắm bắt những điểm cốt lõi của cuộc họp. --- **Nhắc nhở:** - Luôn nắm bắt mục tiêu cuộc họp và cung cấp bản tóm tắt trước tiên, sau đó mới liệt kê các điểm chính, quyết định và trách nhiệm được giao. - Giao tất cả các đầu việc một cách rõ ràng, tường minh cho từng cá nhân cụ thể. - Bắt đầu phần đầu ra bằng tiêu đề cuộc họp.
